Lavoreqina - Nutzungsbedingungen für die

Rahmen für die Nutzung von Lavoreqina

Nutzungsbedingungen für Lavoreqina

Früher wurden geschäftliche Beziehungen mit wenigen Sätzen auf der Rückseite eines Formulars beschrieben, heute braucht es strukturierte Nutzungsbedingungen für digitale Plattformen. Diese Bedingungen regeln, wie Lavoreqina als Integrationsschicht für Finanzdokumente eingesetzt werden darf, welche Pflichten für Nutzende und Anbieter gelten und wo die Grenzen der jeweiligen Verantwortung liegen. Im Mittelpunkt steht die Verarbeitung von Kontoauszügen, Rechnungen und Zahlungsbelegen, die aus verschiedenen Quellen stammen und in Buchhaltungs- und ERP-Systeme überführt werden. Die Regelungen richten sich vor allem an Organisationen, die diese Plattform im beruflichen Kontext einsetzen, und bilden zusammen mit individuellen Vertragsunterlagen die Grundlage der Zusammenarbeit.

Zuletzt aktualisiert am 07. August 2026, um Struktur und Inhalte an technische und rechtliche Entwicklungen anzupassen.

Digitale Integrationen brauchen klare Spielregeln, damit Finanzdokumente sicher, nachvollziehbar und im Einklang mit rechtlichen Vorgaben verarbeitet werden können.

— Leitung Produkt und Rechnungswesen Lavoreqina

Geltung und Annahme

Früher reichten mündliche Absprachen und ein Handschlag, heute regeln klare Nutzungsbedingungen den Rahmen für digitale Dienste. Mit der Registrierung, dem Abschluss eines Vertrags oder der tatsächlichen Nutzung der Plattform von Lavoreqina werden diese Bedingungen als verbindliche Grundlage der Zusammenarbeit anerkannt. Sie gelten für alle Funktionen rund um die Integration von Kontoauszügen, Rechnungen und Zahlungsbelegen in Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Unternehmen, Kanzleien und andere Organisationen stellen sicher, dass nur berechtigte Personen auf die Plattform zugreifen und interne Richtlinien beachtet werden. Wenn einzelne Regelungen nicht akzeptiert werden, darf die Plattform nicht genutzt werden.

Art der Nutzung

Früher war der Weg von der Rechnung in das Hauptbuch kurz und meist analog, heute verläuft er über Portale, Schnittstellen und spezialisierte Plattformen. Lavoreqina stellt eine Integrationsschicht bereit, die Finanzdokumente strukturiert in Buchhaltungs- und ERP-Systeme führt, ohne selbst Buchungen im rechtlichen Sinne zu verantworten. Nutzende setzen die Plattform als Werkzeug ein, um Dokumentenflüsse zu ordnen, Buchungsvorschläge zu erzeugen und Prüfpfade zu unterstützen. Fachliche Entscheidungen zu Kontierung, Bewertung und Darstellung in Abschlüssen bleiben stets Aufgabe der nutzenden Organisation und ihrer beratenden Stellen. Ergebnisse können je nach Konfiguration, Datenlage und organisatorischen Rahmenbedingungen abweichen.

Begriffe

Klare Begriffe erleichtern einen geordneten Umgang mit Rechten und Pflichten. Die folgenden Definitionen beschreiben zentrale Ausdrücke, die in diesen Nutzungsbedingungen verwendet werden. Sie dienen dazu, Missverständnisse zu vermeiden und den Anwendungsbereich der Regelungen einheitlich zu bestimmen. Soweit in individuellen Vertragsunterlagen abweichende Begriffe genutzt werden, gelten diese nur, wenn sie ausdrücklich anders definiert sind. Im Zweifel hat die in diesem Abschnitt getroffene Definition Vorrang, sofern sie den Zusammenhang eindeutig beschreibt.

Lavoreqina Plattform: Lavoreqina bezeichnet die Plattform und die dazugehörigen Dienste, die Finanzdokumente wie Kontoauszüge, Rechnungen und Zahlungsbelege erfassen, verarbeiten und für die Übergabe an Buchhaltungs- und ERP-Systeme bereitstellen. Dazu zählen auch begleitende Funktionen wie Benutzerverwaltung, Protokollierung, Schnittstellen und Supportleistungen.
Nutzende Organisation: Nutzende sind Unternehmen, Kanzleien oder andere Organisationen, die mit Lavoreqina einen Vertrag schließen oder die Plattform im Rahmen eines bestehenden Vertrags einsetzen. Mitarbeitende, Beauftragte und sonstige berechtigte Personen handeln dabei im Namen und auf Verantwortung der jeweiligen Organisation.
Finanzdokumente: Finanzdokumente sind alle elektronischen Unterlagen mit Bezug zu Zahlungsvorgängen oder Rechnungslegung, insbesondere Kontoauszüge, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Zahlungsavise sowie vergleichbare Dokumente, die über die Plattform verarbeitet werden.
Buchhaltungs- und ERP-Systeme: Buchhaltungs- und ERP-Systeme sind die von der nutzenden Organisation eingesetzten Fachanwendungen für Rechnungswesen, Controlling und verwandte Bereiche. Lavoreqina stellt hierfür Integrationen und Schnittstellen bereit, ohne selbst als Buchhaltungssystem oder ERP-System zu fungieren.
Vertragsunterlagen gesamt: Vertragsunterlagen umfassen das individuelle Angebot, etwaige Leistungsbeschreibungen, Preisvereinbarungen, Auftragsverarbeitungsverträge und diese Nutzungsbedingungen. Zusammen regeln sie Umfang, Laufzeit und Rahmen der Zusammenarbeit.

Unzulässige Nutzung

Ein geordneter Betrieb der Plattform setzt voraus, dass bestimmte Nutzungen ausgeschlossen werden. Dieser Abschnitt beschreibt Handlungen, die mit den Zielen von Lavoreqina und den gesetzlichen Rahmenbedingungen unvereinbar sind. Die Aufzählung ist nicht abschließend, verdeutlicht jedoch typische Konstellationen, in denen Nutzung unzulässig ist. Nutzende tragen Verantwortung dafür, dass Mitarbeitende und beauftragte Dritte diese Vorgaben kennen und einhalten. Bei Verstößen kann Lavoreqina Maßnahmen ergreifen, um Systeme, Daten und andere Organisationen zu schützen, soweit gesetzlich zulässig.

Die Plattform darf nicht genutzt werden, um rechtswidrige Inhalte zu speichern, zu übertragen oder zu verarbeiten. Dazu zählen insbesondere Finanzdokumente, die gegen Strafgesetze, Datenschutzvorgaben oder Schutzrechte Dritter verstoßen. Ebenfalls untersagt ist jede Verwendung, die auf Täuschung, Verschleierung tatsächlicher Geschäftsvorfälle oder Umgehung von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten abzielt. Nutzende tragen Verantwortung dafür, dass übermittelte Daten aus rechtmäßigen Quellen stammen und im Einklang mit den anwendbaren Vorschriften verarbeitet werden dürfen.
Untersagt sind technische Angriffe oder Versuche, Sicherheitsmechanismen zu umgehen. Dazu gehören etwa das Scannen von Systemen ohne Abstimmung, Manipulation von Schnittstellen, unautorisierte Zugriffe auf fremde Konten oder die Verbreitung von Schadsoftware. Ebenso ist es nicht erlaubt, die Plattform zu überlasten, etwa durch automatisierte Anfragen außerhalb abgestimmter Integrationswege. Lavoreqina behält sich vor, bei Verdacht auf Missbrauch Maßnahmen zum Schutz der Systeme und anderer Nutzender zu ergreifen und gegebenenfalls zuständige Stellen zu informieren.
Es ist nicht gestattet, die Plattform für allgemeine Datenspeicherung ohne Bezug zu den vertraglich vereinbarten Finanzdokumenten zu verwenden. Das betrifft insbesondere Inhalte, die keinen sachlichen Zusammenhang mit Buchhaltung, Zahlungsverkehr oder Rechnungslegung haben. Die Nutzung als generischer Dateispeicher, Verteildienst oder Kommunikationskanal außerhalb des vorgesehenen Anwendungszwecks ist ausgeschlossen. Lavoreqina kann in solchen Fällen Daten löschen oder den Zugriff sperren, sofern berechtigte Gründe vorliegen und gesetzliche Vorgaben beachtet werden.
Eine Weitergabe von Zugangsdaten oder Plattformzugängen an unberechtigte Dritte ist untersagt. Gleiches gilt für den Verkauf, die Vermietung oder sonstige Überlassung der Nutzungsmöglichkeit an nicht vertraglich eingebundene Organisationen. Beratende oder Dienstleister, die im Auftrag einer nutzenden Organisation handeln, sind nur im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und mit entsprechender Berechtigung einzubeziehen. Jede Nutzung muss derjenigen Organisation zugeordnet werden können, die die Verantwortung für die verarbeiteten Finanzdokumente trägt.
Verboten ist jede Nutzung der Plattform, die darauf abzielt, Sicherheitskonzepte, Prüfpfade oder interne Kontrollen zu unterlaufen. Dazu gehören etwa das gezielte Löschen von Protokollen außerhalb der vorgesehenen Funktionen, das bewusste Umgehen von Freigabeprozessen oder das Verbergen von Änderungen an Finanzdokumenten. Lavoreqina entwickelt die Plattform mit Blick auf nachvollziehbare Datenwege und erwartet, dass diese Transparenz von allen Beteiligten respektiert wird.

Leistungsumfang der Plattform

Lavoreqina stellt eine Plattform bereit, die Finanzdokumente aus Bankportalen, E-Mail-Postfächern oder anderen Quellen entgegennimmt, strukturiert verarbeitet und für die Übergabe an Buchhaltungs- und ERP-Systeme aufbereitet. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus den individuellen Vertragsunterlagen, insbesondere aus Leistungsbeschreibungen und Angeboten. Lavoreqina schuldet die Bereitstellung der vereinbarten Funktionen und eine sorgfältige technische Umsetzung, nicht jedoch die inhaltliche Prüfung einzelner Buchungen, Abschlüsse oder steuerlicher Bewertungen. Anpassungen, Wartungsarbeiten und Weiterentwicklungen können dazu führen, dass Funktionen geändert oder ergänzt werden, soweit die wesentlichen vertraglichen Leistungen erhalten bleiben.

Pflichten der Nutzenden

Nutzende stellen sicher, dass Zugangsdaten vertraulich behandelt, nur berechtigten Personen überlassen und bei Verdacht auf Missbrauch unverzüglich geändert werden. Die Plattform darf ausschließlich im Rahmen der geltenden Gesetze, internen Richtlinien und der vertraglichen Vereinbarungen genutzt werden. Dazu gehört insbesondere, dass nur solche Finanzdokumente verarbeitet werden, für die eine rechtliche Grundlage und die erforderlichen Rechte vorliegen. Nutzende sind für die Richtigkeit der bereitgestellten Daten, die Pflege von Stammdaten in ihren Systemen und die fachliche Prüfung der erzeugten Buchungsvorschläge verantwortlich. Ergebnisse können je nach Datenqualität, Prozessreife und Systemlandschaft unterschiedlich ausfallen.

Einsatz von Dienstleistern

Lavoreqina ist berechtigt, zur Erbringung der Leistungen geeignete Subunternehmer und Dienstleister einzusetzen, etwa für Hosting, Support oder technische Wartung. Dabei bleibt Lavoreqina für die vertraglich geschuldete Leistung verantwortlich und verpflichtet beauftragte Dritte auf Vertraulichkeit und datenschutzkonforme Verarbeitung. Soweit für bestimmte Leistungen zusätzliche Bedingungen gelten, etwa für spezielle Schnittstellen oder Zusatzmodule, werden diese in den Vertragsunterlagen ausgewiesen. Lavoreqina kann Funktionen anpassen, wenn dies aus technischen, sicherheitsbezogenen oder rechtlichen Gründen erforderlich ist, und informiert darüber in angemessener Form.

Vergütung und Abrechnung

Die Vergütung für die Nutzung der Plattform richtet sich nach den jeweils vereinbarten Preisen und Abrechnungsmodellen. Diese können sich etwa nach Anzahl der angebundenen Gesellschaften, Dokumentvolumen oder genutzten Modulen richten. Zahlungen sind zu den in den Vertragsunterlagen genannten Fälligkeiten ohne Abzug zu leisten. Bei Zahlungsverzug können nach vorheriger Ankündigung Leistungen eingeschränkt oder ausgesetzt werden, sofern gesetzlich zulässig. Änderungen der Preisstruktur werden mit angemessener Frist angekündigt und gelten nicht rückwirkend für bereits abgerechnete Zeiträume.

Laufzeit, Beendigung und Datenrückgabe

Laufzeit und Kündigung der Zusammenarbeit ergeben sich aus den individuellen Vereinbarungen. Soweit nichts anderes geregelt ist, verlängern sich Verträge jeweils um die vereinbarte Folgelaufzeit, wenn sie nicht fristgerecht gekündigt werden. Nach Beendigung des Vertrags stellt Lavoreqina im vereinbarten Rahmen Exportmöglichkeiten für relevante Daten bereit, etwa für Protokolle oder Konfigurationsinformationen. Finanzdokumente und andere Daten werden entsprechend den vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt oder gelöscht. Eine weitere Nutzung der Plattform nach Vertragsende ist unzulässig.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Für die Nutzung der Plattform gelten ergänzend die Datenschutzhinweise und gegebenenfalls ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO, sofern personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden. Diese Dokumente regeln insbesondere Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Rechte von betroffenen Personen. Im Konfliktfall gehen speziellere datenschutzrechtliche Vereinbarungen den allgemeinen Nutzungsbedingungen vor, soweit sie denselben Sachverhalt betreffen. Unabhängig davon bleiben gesetzliche Rechte und Pflichten aus Datenschutzrecht unberührt.

Kontakt und Rückfragen

Fragen zu diesen Nutzungsbedingungen, zu einzelnen Regelungen oder zu deren Anwendung im eigenen Unternehmen können über die angegebenen Kontaktwege gestellt werden. Rückmeldungen helfen, Unklarheiten zu erkennen und künftige Überarbeitungen praxisnah zu gestalten. Anfragen sollten möglichst konkrete Angaben enthalten, etwa betroffene Funktionen, Integrationsszenarien oder Verweise auf Abschnitte. Lavoreqina beantwortet Anliegen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und der vertraglichen Vereinbarungen, Ergebnisse können je nach Einzelfall variieren.

E-Mail: content@lavoreqina.sbs

Telefon: +49 89 813 1724

Anschrift: Auf dem Kreuz 11-13, 86152 Augsburg Germany

Datum des Inkrafttretens

07. August 2026

Version: 1.0

Nutzungsbedingungen für Lavoreqina

Leistungsumfang der Plattform

Pflichten der Nutzenden

Einsatz von Dienstleistern

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