Datenschutzhinweise Lavoreqina
Früher wurden Finanzdokumente in verschlossenen Schränken gesichert, heute laufen sie durch Schnittstellen, Protokolle und Integrationsplattformen, diese Hinweise erläutern den datenschutzkonformen Umgang damit.
Einführung
Datenschutz im Finanzbereich war früher vor allem eine Frage verschlossener Aktenschränke, heute betrifft er Schnittstellen, Protokolle und digitale Dokumentenflüsse. Diese Datenschutzhinweise erläutern, welche personenbezogenen Daten bei der Nutzung von Lavoreqina verarbeitet werden, insbesondere im Zusammenhang mit der Integration von Kontoauszügen, Rechnungen und Zahlungsbelegen in Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Beschrieben werden Art, Umfang und Zwecke der Verarbeitung sowie Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung und den einschlägigen deutschen Vorschriften.
Die Plattform richtet sich überwiegend an Unternehmen, Kanzleien und andere Organisationen, verarbeitet dabei jedoch auch Daten einzelner Kontaktpersonen, Nutzerkonten und weiterer Beteiligter. Ein geordneter, nachvollziehbarer Umgang mit diesen Informationen ist Grundlage des Angebots. Die nachfolgenden Abschnitte zeigen, welche Datenquellen genutzt werden, auf welchen Rechtsgrundlagen die Verarbeitung beruht, wie lange Daten gespeichert bleiben und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz eingesetzt werden. Ergebnisse können variieren, je nachdem, welche Funktionen genutzt und welche Integrationen eingerichtet werden.
Erhebung von Daten
Früher wurden Daten überwiegend auf Papier erhoben, heute entstehen sie in Formularen, Schnittstellen und Systemprotokollen. Lavoreqina erhebt Informationen, wenn Formulare ausgefüllt, Verträge geschlossen, Integrationen eingerichtet oder die Plattform genutzt werden. Dazu zählen Kontaktdaten, Zugangsdaten, Finanzdokumente, technische Protokolle und Kommunikationsinhalte. Umfang und Art der Daten hängen vom jeweiligen Nutzungsszenario ab und orientieren sich stets an klar definierten Zwecken und rechtlichen Grundlagen.
Direkt bereitgestellte Daten
- Kontaktdaten wie Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Unternehmenszugehörigkeit aus Formularen oder Verträgen.
- Angaben zu Integrationsprojekten, etwa beteiligte Systeme, Dokumentquellen und fachliche Anforderungen.
- Inhalte von Nachrichten, Supportanfragen oder Rückmeldungen zu Funktionen und Abläufen.
- Vertrags- und Abrechnungsdaten wie Laufzeiten, Leistungsumfang und Rechnungsinformationen, soweit erforderlich.
- Einstellungen im Nutzerkonto, etwa bevorzugte Sprache, Benachrichtigungsoptionen und Integrationsprofile.
Automatisch erfasste Informationen
- Technische Logdaten wie IP-Adresse in gekürzter Form, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie aufgerufene Seiten.
- Informationen zum verwendeten Browser, Betriebssystem und Endgerät zur Sicherstellung einer korrekten Darstellung der Plattform.
- Referrer-Informationen, also die zuvor besuchte Seite, soweit vom Browser übermittelt, zur Analyse von Zugriffswegen.
- Anonymisierte oder pseudonymisierte Kennungen zur Wiedererkennung von Sitzungen und zur Betrugserkennung.
- Fehlerprotokolle und Leistungsdaten, um technische Störungen zu erkennen und die Stabilität der Integrationen zu verbessern.
Zwecke der Datenverarbeitung
Früher dienten Daten vor allem der Ablage, heute bilden sie die Grundlage für Betrieb, Auswertung und Sicherheit digitaler Dienste. Lavoreqina nutzt erhobene Informationen, um Integrationen von Finanzdokumenten bereitzustellen, Verträge zu erfüllen, Anfragen zu beantworten und die Plattform technisch zu sichern. Zusätzlich werden Daten eingesetzt, um Funktionen zu verbessern, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Missbrauch zu verhindern. Jede Nutzung erfolgt dabei nur im Rahmen der jeweils einschlägigen Rechtsgrundlage und mit möglichst sparsamer Datenerhebung.
- Bereitstellung, Konfiguration und Betrieb der Plattform zur Integration von Finanzdokumenten in Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
- Bearbeitung von Anfragen, Angebotserstellung, Vertragsabwicklung und laufender Betreuung von Kundinnen und Kunden.
- Durchführung von Analysen zur Stabilität, Performance und Nutzbarkeit der Plattform auf Basis anonymisierter oder pseudonymisierter Daten.
- Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen, Erkennung von Störungen, Abwehr unzulässiger Zugriffe und Sicherstellung eines geordneten Betriebs.
- Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere aus Handels-, Steuer-, Aufbewahrungs- und Datenschutzrecht.
- Dokumentation von Einwilligungen, Widersprüchen und weiteren Entscheidungen im Zusammenhang mit Datenschutz und Kommunikation.
- Abstimmung mit Dienstleistern, Partnern und Prüfenden, soweit dies für Integrationsprojekte und Nachvollziehbarkeit von Datenwegen erforderlich ist.
Datenschutzgrundsätze: Datenschutz war früher Randthema, heute bildet er eine feste Grundlage für den Umgang mit Finanz- und Personendaten. Lavoreqina verarbeitet Informationen nach den Vorgaben der DSGVO und den einschlägigen deutschen Regelungen, mit klaren Zwecken, begrenzten Speicherdauern und nachvollziehbaren Entscheidungswegen. Finanzdokumente, Kontaktdaten und Integrationsinformationen werden nur in dem Umfang genutzt, der für Betrieb, Weiterentwicklung und rechtliche Pflichten erforderlich ist. Zugriff erhalten ausschließlich berechtigte Personen, technische und organisatorische Maßnahmen schützen die Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugter Einsicht.
Weitergabe von Daten
Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung, zur Nutzung externer Dienstleister oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Dazu gehören etwa Hosting-Anbieter, technische Supportpartner oder Zahlungsdienstleister. Alle eingebundenen Stellen werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich auf vertrauliche, sichere Verarbeitung nach geltendem Datenschutzrecht verpflichtet. Eine Weitergabe zu eigenen Zwecken Dritter ohne entsprechende Grundlage findet nicht statt.
Einsatz von Dienstleistern
Für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der Plattform werden spezialisierte Dienstleister eingesetzt, etwa Rechenzentren, E-Mail-Dienste oder Support-Tools. Diese Dienstleister verarbeiten Daten nur im Auftrag und nach dokumentierten Weisungen. Mit allen relevanten Stellen werden Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen, die Pflichten zu Vertraulichkeit, Sicherheit und Unterstützung bei Betroffenenrechten festlegen. Auswahl und Kontrolle der Dienstleister erfolgen mit Blick auf Zuverlässigkeit, technische Ausstattung und datenschutzkonformen Betrieb.
Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Pflichten
Bestimmte Verarbeitungen erfolgen, weil rechtliche Vorgaben dies verlangen, etwa handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, Dokumentationspflichten im Datenschutz oder Nachweispflichten gegenüber Behörden. In diesen Fällen werden Daten in dem gesetzlich vorgeschriebenen Umfang aufbewahrt und können nur im Rahmen der geltenden Regelungen gelöscht oder eingeschränkt werden.
Nutzungsstatistiken ohne Personenbezug
Zur Verbesserung der Plattform werden aggregierte Nutzungsstatistiken erstellt, die keine direkten Rückschlüsse auf einzelne Personen zulassen. Ausgewertet werden etwa Aufrufhäufigkeiten von Seiten, verwendete Gerätetypen oder allgemeine Muster bei der Nutzung von Integrationsfunktionen. Diese Auswertungen dienen ausschließlich der Optimierung von Stabilität, Verständlichkeit und Leistungsfähigkeit der angebotenen Dienste.
Rechte von betroffenen Personen
Betroffene Personen verfügen nach DSGVO über verschiedene Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer Daten. Dazu zählen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch in bestimmten Fällen. Zudem besteht das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Schließlich kann bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde eingelegt werden, wenn Zweifel an der Rechtmäßigkeit einer Verarbeitung bestehen. Ergebnisse können je nach Einzelfall und gesetzlichen Vorgaben variieren.
- Betroffene Personen können Auskunft darüber verlangen, welche Daten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken und aus welchen Quellen sie stammen.
- Wenn Daten unrichtig oder unvollständig sind, besteht das Recht auf Berichtigung oder Ergänzung der gespeicherten Angaben.
- Unter bestimmten Voraussetzungen besteht das Recht, die Löschung gespeicherter Daten zu verlangen, etwa wenn Zwecke entfallen oder Einwilligungen widerrufen werden.
- Unter bestimmten Voraussetzungen kann verlangt werden, bereitgestellte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an Dritte zu übertragen.
- In bestimmten Fällen besteht das Recht, der Verarbeitung von Daten zu widersprechen, insbesondere wenn sie auf berechtigten Interessen beruht.
- Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann verlangt werden, dass Daten nur noch eingeschränkt verarbeitet werden, etwa während der Prüfung von Einwänden.
Zur Ausübung von Rechten nach Datenschutzrecht können die angegebenen Kontaktwege genutzt werden. Anfragen sollten möglichst konkrete Angaben zum Anliegen enthalten, etwa betroffene Datenkategorien oder Zeiträume, damit eine zielgerichtete Bearbeitung möglich ist. Vor Beantwortung kann eine Prüfung der Identität erfolgen, um sicherzustellen, dass Auskünfte und Änderungen nur an berechtigte Personen erfolgen. Antworten erfolgen im gesetzlichen Rahmen, in der Regel innerhalb eines Monats nach Eingang des vollständigen Antrags.
Datensicherheit
Schutz von Finanz- und Personendaten erfordert abgestimmte technische und organisatorische Maßnahmen. Lavoreqina setzt auf verschlüsselte Übertragung, Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung und regelmäßige Überprüfungen der Systeme. Infrastrukturkomponenten werden sorgfältig ausgewählt, Sicherheitsupdates zeitnah eingespielt und Zugriffsrechte nach dem Prinzip minimaler Berechtigungen vergeben. Ergänzend kommen Verfahren zur Erkennung von Störungen, unüblichen Zugriffsmustern und möglichen Schwachstellen zum Einsatz, um Risiken frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten.
Technische Maßnahmen
- Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung und, soweit angemessen, bei der Speicherung.
- Segmentierung von Systemen und Netzwerken, um Zugriffe auf sensible Bereiche zu begrenzen.
- Einsatz von Protokollierung und Monitoring, um unübliche Aktivitäten und Störungen zu erkennen.
- Regelmäßige Sicherungen wichtiger Datenbestände mit definierten Wiederherstellungsverfahren.
Organisatorische Maßnahmen
- Festgelegte Rollen- und Berechtigungskonzepte für Mitarbeitende mit Zugriff auf Finanz- und Personendaten.
- Regelmäßige Schulungen zu Datenschutz, Informationssicherheit und Umgang mit Finanzdokumenten.
- Vertraulichkeitsvereinbarungen und klare Weisungen für interne und externe Stellen, die Daten verarbeiten.
- Dokumentierte Prozesse für Vorfälle, Auskunftsersuchen und Löschanfragen.
Speicherdauer und Löschung
Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung vertraglicher Pflichten, gesetzlicher Aufbewahrungsvorschriften oder berechtigter Interessen erforderlich ist. Für Finanzdokumente und zugehörige Protokolle gelten häufig handels- und steuerrechtliche Fristen, während rein technische Logdaten in kürzeren Zyklen gelöscht oder anonymisiert werden. Nach Wegfall der Zwecke oder Ablauf gesetzlicher Pflichten werden Datensätze regelmäßig gelöscht, aggregiert oder anonymisiert.
- Für die Kontoverwaltung werden Anmeldedaten, Zugriffsprotokolle und Einstellungen zu Integrationen gespeichert und regelmäßig aktualisiert.
- Bei Nutzung von Hilfebereichen oder Feedbackfunktionen können Angaben zu Nutzungsmustern und Verständnisfragen gesammelt werden.
- Beim Austausch mit dem Support oder Vertrieb werden Inhalte von Anfragen, Protokolle von Gesprächen und zugehörige Metadaten gespeichert.
- Bei der Verarbeitung von Finanzdokumenten werden Inhalte wie Buchungstexte, Beträge, Referenzen und Metadaten aus Kontoauszügen, Rechnungen und Zahlungsbelegen verarbeitet.
- Für optionale Informationsangebote werden Präferenzen zu Themen, Kommunikationskanälen und Häufigkeit gespeichert, sofern eine Einwilligung vorliegt.
Konkrete Fristen richten sich nach Dokumenttyp, Vertragsbeziehung und gesetzlichen Vorgaben und werden bei Bedarf im Einzelfall erläutert.
Datenübermittlungen in Drittländer
Im Rahmen einzelner Dienste kann es vorkommen, dass Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übertragen werden, etwa wenn technische Dienstleister oder Cloud-Anbieter entsprechende Standorte nutzen. In solchen Fällen werden geeignete Garantien eingesetzt, beispielsweise anerkannte Standardvertragsklauseln oder vergleichbare Instrumente. Zusätzlich wird darauf geachtet, dass nur der für den jeweiligen Zweck notwendige Umfang an Daten übertragen wird und ergänzende Schutzmaßnahmen vereinbart werden.
- Einsatz von Standardvertragsklauseln oder vergleichbaren Instrumenten bei Übermittlungen in Länder ohne anerkanntes Datenschutzniveau.
- Prüfung der eingesetzten Dienstleister auf geeignete Sicherheits- und Datenschutzstandards vor Vertragsabschluss.
- Begrenzung der übermittelten Daten auf den jeweils erforderlichen Umfang und, wo möglich, Einsatz von Pseudonymisierung.
- Regelmäßige Überprüfung, ob die Voraussetzungen für Übermittlungen in Drittländer weiterhin erfüllt sind und Anpassung bei Änderungen.
Cookies und ähnliche Technologien
Cookies und ähnliche Technologien unterstützen zentrale Funktionen der Plattform, erleichtern Komfortfunktionen und ermöglichen anonyme Auswertungen. Technisch notwendige Cookies sichern etwa Login, Sitzung und Spracheinstellungen, während optionale Kategorien wie Analyse oder Marketing nur mit Einwilligung gesetzt werden. Art, Zweck und Speicherdauer der eingesetzten Cookies werden im Cookie-Banner und in der Cookie-Richtlinie erläutert, dort können auch Einstellungen angepasst werden.
Eingesetzte Cookie-Kategorien
- Notwendige Cookies sichern Login, Sitzungsverwaltung und Grundfunktionen der Plattform und können im System nicht deaktiviert werden.
- Leistungs- und Analyse-Cookies erfassen anonymisierte Nutzungsdaten, um Geschwindigkeit und Stabilität der Plattform zu verbessern.
- Personalisierungs-Cookies können genutzt werden, um Inhalte und Einstellungen an bevorzugte Arbeitsweisen anzupassen.
- Funktionale Cookies speichern Komforteinstellungen wie Sprache, Ansichtsoptionen und zuletzt genutzte Filter.
Einwilligungen zu nicht notwendigen Cookies lassen sich jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen oder anpassen, zusätzlich können Browserfunktionen genutzt werden, um Cookies zu löschen oder zu blockieren.
Änderungen dieser Datenschutzhinweise
Datenschutzanforderungen, technische Verfahren und angebotene Funktionen entwickeln sich weiter. Daher werden diese Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit überarbeitet, um neue Verarbeitungen abzubilden oder rechtliche Änderungen zu berücksichtigen. Änderungen gelten ab Veröffentlichung der aktualisierten Fassung, sofern keine weitergehenden Mitteilungspflichten bestehen. Frühere Fassungen werden intern dokumentiert, um Entwicklungen nachvollziehen zu können.
- Wichtige Änderungen an den Datenschutzhinweisen werden in geeigneter Form bekannt gemacht, etwa über Hinweise auf der Website.
- Bei Anpassungen mit Einfluss auf bestehende Einwilligungen wird, soweit erforderlich, eine erneute Entscheidung ermöglicht.
- Technische Änderungen, die Auswirkungen auf Sicherheit oder Datenflüsse haben, werden dokumentiert und in den Unterlagen zur Plattformpflege berücksichtigt.
- Versionen dieser Datenschutzhinweise werden mit Datum versehen, um den jeweils gültigen Stand nachvollziehen zu können.
Empfohlen wird, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um über den aktuellen Stand der Datenschutzhinweise informiert zu bleiben.
Ansprechpartner für Datenschutz
Für Anliegen rund um Datenschutz, Betroffenenrechte oder technische Details zur Datenverarbeitung steht eine benannte Anlaufstelle zur Verfügung. Anfragen werden geprüft, dokumentiert und gemäß gesetzlichen Vorgaben beantwortet. Zur eindeutigen Zuordnung können Nachfragen zur Identität erfolgen, damit Auskünfte und Änderungen nur an berechtigte Personen erfolgen. Eine Übersicht der Kontaktwege findet sich im Impressum und in den allgemeinen Kontaktinformationen.
Lavoreqina
Auf dem Kreuz 11-13, 86152 Augsburg Germany
Telefon: +49 89 813 1724
E-Mail: content@lavoreqina.sbs
Zuletzt aktualisiert am 11. August 2026, um Inhalte und Verweise an aktuelle technische und rechtliche Entwicklungen anzupassen.
Diese Datenschutzhinweise gelten ab dem 11. August 2026 und ersetzen frühere Fassungen.